Na podstawie webinarium: Creating a Social Media Campaign. Part 1

Część z Was najprawdopodobniej ma mniej lub bardziej bezpośredni kontakt z zarządzaniem społecznościami.

Dzięki Jarinowi Schmidtowi i jego wystąpieniu na webinarum CIW mogliśmy poznać, na ile bardziej skomplikowanym i odmiennym procesem od zarządzania np. likepage na Facebooku jest wdrażanie wewnętrznego portalu społecznościowego w firmie. Stworzył on taką społeczność w korporacji zatrudniającej około 40 tys. osób.

Wierzę, że nieliczni z nas mieli możliwość uczestniczyć w tak dużym przedsięwzięciu, dlatego tym bardziej cenne będą dla nas spostrzeżenia speca od strategii społecznościowych w Pearson VUE.

Pierwsza i najważniejsza różnica jest taka, że wewnętrzny portal społecznościowy w firmie w pewnym stopniu zawsze będzie obowiązkowy i ma przed sobą trochę inne cele.

Cele portalu wewnętrznego w firmie

O ile spędzanie czasu na Facebooku na ogół wiąże się z wyszukiwaniem /publikowaniem /wypowiadaniem się na jakiś temat, to wewnętrzny portal firmowy ma przed sobą znacznie szersze cele.

Gdy dana organizacja osiągnie odpowiednio dużą liczbę pracowników, załatwianie wszystkich spraw przez wysyłanie e-maili, przenoszenie plików na pendrive'ach między komputerami, w końcu może się stać bardzo problematyczne i będzie hamować dalszy rozwój.

Pierwszy i najważniejszy cel, to usprawnienie komunikacji.

Portal taki może też pełnić rolę pomocy w zarządzaniu i ocenie realizacji zadań przez pracowników.

Jest on także miejscem na zamieszczanie oficjalnych, wewnętrznych aktualności, począwszy od zmian kadrowych, po informacje, że pod firmą jest nowa knajpka, gdzie można coś smacznego zjeść.

Dodatkowych możliwości jest cały ogrom. Należą do nich fora dyskusyjne, albumy zdjęć, komunikatory, wideo-rozmowy, blogi i mikroblogi pracowników, wiki oraz wiele innych.

Z własnych doświadczeń wiem, że portal wewnętrzny bardzo się przydaje już przy kilkunastu osobach pracujących w biurze. Z kolei przy większych organizacjach, nie tylko jest przydatny, ale powoli staje się wymaganiem pozwalającym zachować dynamikę wymiany informacji i realizacji zadań.

Problemy

Przy przedsięwzięciach tego typu jest znacznie więcej przeszkód niż przy budowaniu społeczności zewnętrznej.

Prowadząc profil społecznościowy, na dowolnym portalu, cały czas spotykamy się z ludźmi, którzy świadomie i z własnej woli go używają. W przypadku portalu wewnętrznego sprawa jest zupełnie odwrotna – musimy przekonać ludzi, że obce im narzędzie ułatwi im pracę.

Przed zmianami w Pearson VUE, pracownicy do załatwiania wszystkich spraw posługiwali się wyłącznie pocztą elektroniczną. Nawet, jeśli była zintegrowana z CRM, to możliwości wciąż było niewiele. Ta bariera, przebudowy głęboko zakorzenionych nawyków okazała się największym problemem.

Jak sobie poradzili w Pearson VUE

Najważniejszym elementem przełamywania nieufności pracowników były szkolenia. Miały zrealizować dwa postawione przed nimi zadania: nauczyć, jak posługiwać się portalem oraz pokazać jak może on ułatwić realizację codziennych obowiązków.

Bardzo szybko w firmie zaczęli się pojawiać pierwsi entuzjaści. Schmidt starał się pokazywać ich przykład i w ten sposób przekonywać pozostałych.

Argumentem, który w przypadku Jarina Schmidta był najskuteczniejszy okazało się: „I'm saving your time”:)

Podczas prezentacji wielokrotnie podkreślał, że zmiany tego typu wymagają czasu. Im większa organizacja, tym dłużej zajmie proces wdrażania.

Efekty

Udało się i to jest najważniejsze – portal wewnętrzny przyjął się wśród pracowników i jest z powodzeniem używany do dziś.

Momentem zakończenia wdrażania portalu wewnętrznego, nasz dzielny Manager of Social Strategies nazwał chwilę, gdy używanie tego narzędzia stało się nawykiem dla osób, które miały największe problemy z jego przyswojeniem.

Doświadczenia zdobyte przy budowaniu wewnętrznej społeczności ekipa J. Schmidta wykorzystała przy tworzeniu teachability.com – serwisu społecznościowego dla nauczycieli, (teraz wstawka zapożyczona z „Mody na Sukces”) ale o tym, w następnym odcinku;)

Technikalia

Na webinarium, niestety nie dowiedzieliśmy się, jakiego rozwiązania użył Jarin Schmidt do zbudowania wewnętrznej platformy komunikacyjnej w Pearson VUE.

Obok gotowych narzędzi komercyjnych (Novell Vibe OnPrem, Microsoft Sharepoint Server, Vmware BitNami), mamy też do dyspozycji rozwiązania open source (np.: Alfresco, ocPortal, Plone, Django, Joomla!). Te ostatnie, wbrew pozorom też nie są darmowe, ich dostosowanie do potrzeb danej firmy i późniejsze utrzymywanie, może wymagać wielu godzin pracy programisty.

Grafika z: freevector.com